Universität Wien, Finanzwesen und Controlling

Die Universität Wien ist mit derzeit rund 90.000 Studierenden und 10.000 Mitarbeiter*innen einer der größten Arbeitgeber im Wiener Raum und die größte Forschungs- und Bildungsinstitution Österreichs.

Das Finanzwesen & Controlling ist eine Dienstleistungseinrichtung der Universität Wien und umfasst die Abteilungen Finanzwesen (Kreditoren-, Debitoren-, Anlagen- und Bilanzbuchhaltung), Globalbudgetcontrolling, Lehrecontrolling, Drittmittelcontrolling, SAP Betrieb, Treasury und Reporting und Analysen mit ca. 70 Mitarbeiter*innen.

Die historisch stark geprägten hierarchischen Strukturen beginnen in unserer Abteilung immer mehr zu bröckeln. Wir wollen uns heuer im Rahmen unserer Pionierstation auf 2 Schwerpunkte konzentrieren:

we.transform: Das Rektorat verfolgt das Ziel Verwaltungsprozesse zu vereinfachen und kundenfreundlicher zu gestalten. Die 3 Dienstleistungseinrichtungen Personalwesen und Frauenförderung, Zentraler Informatikdienst sowie Finanzwesen und Controlling haben den Auftrag gemeinsam etablierte Prozesse in der Verwaltung zu überdenken. Die Projektmitarbeiter*innen aus den 3 Abteilungen bekommen die Möglichkeit zukunftsfitte, moderne Prozesse für alle beteiligten Stakeholder zu gestalten.

Finance Lab Jahresabschluss: Die Bilanzbuchhaltung und das Globalbudgetcontrolling haben sich das Ziel gesetzt, den Jahresabschluss mit Ende Jänner zu finalisieren (in der Vergangenheit Mitte März). Erstmalig wurde ein Projekt im Buchhaltungs-/Controllingbereich mittels agilen Projektstrukturen (Anlehnung an Scrum Strukturen) umgesetzt. Wir haben mit dieser Art der Projektorganisation ausgezeichnete Erfahrungen gemacht und denken, dass die Ergebnisse für sich sprechen.

Bahar Heimann: Resilienz und Antifragilität sind meiner Meinung nach sehr wichtige Bausteine für einen Menschen. Als gebürtige Iranerin habe ich durch die Geschichte meiner Eltern ein besonderes Verständnis dafür entwickelt, wie wichtig es ist, in schwierigen Zeiten stark zu bleiben.

Ich glaube, dass Resilienz uns hilft, schwierige Phasen sowohl im beruflichen als auch im privaten Bereich zu bewältigen, ohne daran zu zerbrechen. Außerdem gibt sie uns Stabilität, wenn vieles unsicher ist. Einerseits ist es wichtig, Krisen zu überstehen, andererseits ist es ebenso entscheidend, aus ihnen zu wachsen. In diesem Zusammenhang spielt Antifragilität eine zentrale Rolle.

Für mich persönlich bedeutet das, Herausforderungen anzunehmen, keine Angst davor zu haben, Neues auszuprobieren, und Veränderungen aktiv für die eigene Weiterentwicklung zu nutzen.

In Bezug auf meine Arbeit zeigt sich das darin, dass ich neue Aufgaben im agilen Umfeld bewusst annehme und als Chance sehe, mich weiterzuentwickeln. Besonders die Arbeit mit Methoden wie Scrum hilft mir dabei, flexibel auf Veränderungen zu reagieren, kontinuierlich zu lernen und mich Schritt für Schritt zu verbessern.

Martin Rentz: Ich verbinde mit Resilienz einen stabilen (SAP-)Betrieb, der auch unter Veränderungsdruck handlungsfähig bleibt und das Tagesgeschäft absichert.

Antifragilität bedeutet für mich, unterschiedliche Impulse gezielt zu nutzen, um aus Störungen, Projektspannungen und neuen Anforderungen zu lernen und unsere Strukturen nachhaltig zu verbessern und systematisch leistungsfähiger zu werden.

Amela Kahriman: Bei dem Wort „Resilienz“ denke ich an ein Stehaufmännchen, das ins Wanken gerät, kippt, pendelt, seinen Schwerpunkt sucht und schließlich seine Mitte wiederfindet. Es ist für mich nicht die Abwesenheit von Stürzen, sondern die Kunst des Wiederaufstehens.

Antifragilität heißt für mich, Belastung in Stärke zu verwandeln: aus Stress, Druck und Widerständen zu lernen, Substanz aufzubauen und gestärkt mit neuen Impulsen aus Krisen hervorzugehen – wie ein Muskel, der durch gezielte Reize stärker wird.

Barbara Hahnekamp-Vitorelli: Neugierig und interessiert zu sein. Veränderungen nicht als etwas Bedrohliches wahrzunehmen sondern als Chance sich weiterzuentwickeln. Mein Fokus liegt dabei auf Gestaltungsfreiheit, „Leuchten in den Augen“, weil man für etwas brennt und es nach seinen eigenen Vorstellungen umsetzen „darf“.

Wahrnehmen zu dürfen, wie sich mit dir selbst auch deine Umwelt ändert. Staunen darüber wie sich Menschen ändern, wenn man ihnen die Möglichkeit gibt sich einbringen zu dürfen und gehört zu werden.

Wir wollen sichtbar machen, dass sich auch in großen, altehrwürdigen Einrichtungen etwas bewegt/bewegen lässt.

Wir geben einen ehrlichen Einblick in eine Art der Zusammenarbeit, die an einer Uni vielleicht nicht erwartet wird.

Bei aller Begeisterung der Kolleg*innen bedeuten die Projekte beachtlichen Mehraufwand zusätzlich zur herkömmlichen Tätigkeit. Wie können wir die Mitarbeiter*innen unterstützen, dass es zu keiner Überforderung kommt?